Quelle source permet de l’affirmer ? Bien tenu, un fichier de généalogie répond à cette question pour chaque date et chaque lien de parenté, en un clic. Mal tenu, il aligne des fiches sans pièces, et le premier doublon importé suffit à souder deux familles qui n’avaient rien en commun.
Les principes qui suivent valent quel que soit le programme utilisé. Les fonctions changent d’un éditeur à l’autre et d’une version à la suivante : pour comparer les outils eux-mêmes, reportez-vous à notre dossier sur les logiciels de généalogie.
Comment un logiciel range-t-il les données ?
Presque tous les logiciels reposent sur quatre types d’enregistrements : les individus, les familles, les sources et les médias. Une fiche individu porte les événements d’une personne. Une fiche famille relie un couple et ses enfants. Les sources et les médias se rattachent ensuite aux deux, événement par événement.
Cette architecture vient du format d’échange GEDCOM, qui distingue lui aussi la personne de l’union. Elle paraît évidente sur le papier. Pourtant beaucoup de débutants saisissent l’enfant sur la fiche de son père, en texte libre, au lieu de créer la famille qui les relie. Le logiciel ne voit alors aucun lien. Les calculs de parenté, les arbres imprimés et les exports restent muets sur cette filiation.
Une même personne mariée deux fois aura deux fiches famille, une par union, avec les enfants de chacune.
Or une fiche famille créée sans acte de mariage ni acte de baptême des enfants ne repose que sur une déduction, et le logiciel l’affichera pourtant avec la même assurance qu’une union prouvée par trois pièces concordantes. Marquez-la comme hypothèse.
Reste à vérifier, pour chaque famille créée, l’acte qui fonde le lien entre parents et enfants.
Comment citer une source pour chaque événement ?
Attachez la citation à l’événement, et non à la personne en général. Un baptême, un mariage et un décès reçoivent chacun leur référence : le dépôt, la cote, la page ou la vue, la date de consultation. Or une source citée au niveau de la fiche ne dit plus quelle information elle prouve.
Créez une fiche source par registre ou par fonds, puis une citation par acte. Le registre des baptêmes d’une paroisse devient une source unique. Chaque acte relevé dedans devient une citation avec sa vue. Notez si vous avez lu l’original, une transcription ou un relevé d’association. Cette mention compte quand deux pièces se contredisent.
Pourtant beaucoup de fichiers gardent une seule date et jettent l’autre.
La spécification GEDCOM 7.0 recommande elle-même de placer deux informations divergentes dans deux événements distincts, chacun avec sa source, plutôt que de choisir en silence la date qui arrange l’arbre. Vous saurez ainsi, des années plus tard, pourquoi une naissance oscille entre 1742 et 1744. La méthode générale figure dans notre article pour classer vos recherches pas à pas.
Reste à vérifier, avant toute fusion de fiches, que chaque événement conservé garde sa citation d’origine.
Quelles conventions de saisie adopter ?
Fixez vos règles une fois pour toutes et notez-les. Or chacun hérite d’habitudes différentes selon ses premiers relevés. Les noms de famille s’écrivent en majuscules, les prénoms dans l’ordre de l’acte, les épouses sous le nom reçu à la naissance. Les lieux suivent un format unique, du type commune, département, région, pays, pour que le logiciel les regroupe et les place sur une carte.
Pourtant la normalisation a ses limites. Un village rattaché depuis à une commune nouvelle doit garder son nom ancien en note, sinon l’acte devient introuvable aux archives. Les dates incertaines se saisissent avec les qualificatifs prévus, « vers », « avant » ou « entre », jamais avec une date inventée. Les variantes d’orthographe d’un nom vont dans le champ prévu pour les noms alternatifs. Vous retrouverez ainsi un Lefebvre inscrit Lefèvre dans un autre registre.
La numérisation des pièces pose la même question de méthode, car un fichier image nommé « scan0042 » ne dira plus rien dans dix ans, alors qu’un nom construit sur la cote, la commune et l’année de l’acte reste lisible sans ouvrir le logiciel.
Rattachez chaque image à l’événement qu’elle documente.
Reste à vérifier la cohérence des lieux après chaque import, car un fichier reçu d’un cousin apporte souvent ses propres conventions.
À quoi sert la numérotation Sosa ?
Elle donne à chaque ancêtre un numéro unique calculé à partir de la personne de départ, le de cujus, qui porte le numéro 1. Le père d’une personne de numéro n reçoit 2n, sa mère 2n + 1. Les hommes ont donc des numéros pairs et les femmes des numéros impairs, sauf le de cujus.
Le logiciel calcule ces numéros pour vous. Or il les recalcule dès que vous changez de personne de départ, ce qui rend dangereux de les noter à la main dans les champs de saisie ou dans le nom de vos fichiers d’images. Gardez-les comme repère d’affichage. Le numéro indique aussi la génération. Un ancêtre numéroté entre 64 et 127 appartient à la septième génération.
Pourtant un même ancêtre peut recevoir deux numéros quand deux branches remontent jusqu’à lui, à la suite d’un mariage entre cousins par exemple. Ce cas, appelé implexe, est fréquent dans les villages d’Ancien Régime. Rattachez alors les deux numéros à une seule fiche, sans créer de doublon.
Le calcul ne vaut que pour l’ascendance.
Reste à vérifier, si deux numéros Sosa désignent la même personne, que les deux branches s’appuient bien sur des actes et pas sur un simple rapprochement de noms.
Comment échanger ses données sans les abîmer ?
Par un export au format GEDCOM, le standard d’échange entretenu par FamilySearch. La version 7.0 a été publiée en 2021, mais selon les logiciels l’export se fait encore dans une version antérieure ou déjà dans la 7. Vérifiez dans la documentation de votre propre version avant d’envoyer un fichier.
Un export peut perdre des notes, des médias ou des champs propres à un éditeur. Testez-le en réimportant le fichier dans un dossier vide. Comparez ensuite le nombre d’individus, de familles et de sources avec l’original. Le fonctionnement du format est expliqué dans notre article sur le GEDCOM. Pourtant un test réussi ne règle pas la question des vivants.
Avant de partager un fichier avec un cousin ou de le publier en ligne, masquez les personnes vivantes, leurs dates et leurs lieux, car un export complet diffuse des données personnelles que les intéressés n’ont jamais accepté de voir circuler. Or un cousin qui reçoit le fichier peut le republier sans vous prévenir. La plupart des logiciels proposent une option de filtrage à l’export. Notre guide pour garder confidentielles certaines branches détaille ces réglages.
Un secret de famille mérite le même soin.
Reste à vérifier, une fois l’export terminé, qu’aucun cousin encore en vie n’apparaît avec ses dates complètes sans son accord.
Comment sauvegarder sans perdre une branche ?
Gardez au moins trois copies : le fichier de travail, une copie sur un disque externe et une copie hors de chez vous, en ligne ou chez un proche. Exportez aussi régulièrement un GEDCOM en plus du format natif du logiciel, qui peut devenir illisible si l’éditeur disparaît.
Datez chaque sauvegarde dans le nom du fichier. Conservez plusieurs générations de copies, et pas seulement la dernière. Or une erreur de fusion découverte trois mois plus tard ne se répare qu’avec une copie antérieure. Les images d’actes demandent la même discipline que le fichier lui-même. Elles pèsent lourd et se perdent facilement lors d’un changement d’ordinateur.
Pourtant une sauvegarde jamais testée ne protège rien, et seule une restauration réussie dans un dossier vide, avec les médias retrouvés à leur place, prouve que la copie fonctionne vraiment. La pérennité des fichiers et des supports est traitée dans conserver ses documents sur le long terme.
Programmez dès aujourd’hui une restauration d’essai sur un autre ordinateur.
Reste à vérifier, après chaque grosse session de saisie, que la copie externe porte bien la date du jour.
Questions fréquentes
Faut-il saisir les noms en majuscules ?
C’est une convention répandue en France, qui distingue d’un coup d’œil le nom du prénom. L’important reste de l’appliquer partout. Un fichier qui mélange les deux usages multiplie les doublons à l’import.
Où ranger la cote d’un acte dans un logiciel ?
Dans la citation de source rattachée à l’événement, avec la page ou la vue. La fiche source décrit le registre, la citation désigne l’acte précis.
Le format GEDCOM transfère-t-il tout ?
Non. Les données de base passent bien, mais des notes, des médias ou des champs spécifiques à un éditeur disparaissent parfois en route. Réimportez toujours un export test avant de supprimer l’ancien fichier.
Faut-il retirer les vivants avant de diffuser son fichier ?
Oui, en règle générale. Le filtre d’export de votre logiciel masque leurs dates et leurs lieux. Demandez l’accord des personnes concernées si vous souhaitez quand même les faire apparaître.